Obowiązki prawne pracownika sprzedaży i bałagan organizacyjny przy zawieraniu umów handlowych
Uporządkuj proces zawierania umów!
Obserwacja praktyki działania firm wskazuje, że większość handlowców wykonuje podczas swoje pracy czynności, które mają kontekst prawny. Dotyczy to najczęściej przedstawiania ofert i zawierania umów z klientami. Handlowcy często zawierają umowy w imieniu przedsiębiorcy nie mając choćby podstawowego przygotowania do tych obowiązków.
To oczywiście spore ryzyko dla firmy i jej kontrahentów. Praktyki, które najczęściej identyfikuję to:
- Brak określenia w ofercie czasu jej obowiązywania,
- Przerabianie wzorów umów, które akurat się utrwaliły w firmie,
- Brak sprawdzenia poprawności reprezentacji stron umowy,
- Wprowadzanie do umów zapisów, które z mocy prawa i tak będą nieważne,
- Brak wskazania właściwości sądowej,
- Brak dbałości o podpisy i dokładne oznaczenie stron,
- Wielokrotne aneksowanie umów co wprowadza chaos w ich treści,
- Lekceważenie formalności takich jak podpisy i archiwizowanie historii zmian (wszystko zostaje na mailu),
- Brak ustalenia w umowie osób odpowiedzialnych za komunikację między stronami w czasie wykonywania kontraktu.
W procesach rekrutacji pracowników sprzedaży i obsługi klienta często jako wymóg dotyczący profilu kandydata pracodawcy podają „doświadczenie w procesowaniu umów”. Następnie w toku pracy nakładają na handlowców obowiązki weryfikacji ryzyka wynikającego z zawieranych umów. O ile w części dotyczącej opisu specyfikacji usługi/produktu może to mieć sens, to ocena zapisów kontraktowych przez niedoświadczonego handlowca jest ryzykiem samym w sobie. Należy pamiętać, że co do zasady pracownik czy też współpracownik przedsiębiorcy nie ma uprawnień do zawierania w imieniu firmy jakichkolwiek umów. Może jednak tego dokonywać na podstawie pełnomocnictwa.
Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na ten obszar swojej działalności wprowadzając odpowiednie procedury zawierania umów oraz dostarczając swoim pracownikom niezbędną wiedzę pozwalającą im bezpiecznie dla nich i przedsiębiorstwa zawierać umowy. Pigułkę wiedzy na ten temat można dostarczyć w ciągu jednego dnia.
