Search for:
wrz 9 2024
Diagnoza – czyli roczny przegląd firmy

Listy kontrolne do diagnozy firmy

Dobrą praktyką zarządzania jest regularne szacowanie ryzyka i stanu organizacji w kluczowych obszarach jej działalności. Solidna diagnoza firmy zapewnia klientom wysokie standardy obsługi, co przekłada się na wyniki finansowe dzięki odpowiedniej reakcji na zmiany w otoczeniu rynkowym.

Jeżeli planujesz przeprowadzenie diagnozy swojej firmy przeczytaj ten krótki artykuł do końca.

Wydaje się, że takie diagnozy są zarezerwowane dla dużych organizacji. Tymczasem małe i średnie przedsiębiorstwa mają możliwość skorzystanie z usług zewnętrznych konsultantów, którzy dzięki doświadczeniu zdobytym w wielu organizacjach mogą obiektywnie zdiagnozować problemy i zaproponować rozwiązania. Wykonanie raz w roku przeglądu strategii małej lub średniej firmy oraz jakości procesów operacyjnych zajmie kilka dni i dostarczy cennych wskazówek.

Co może być przedmiotem diagnozy przedsiębiorstwa:

  • Przegląd strategii
  • Analiza wyników w poszczególnych obszarach działalności
  • Portfel klientów (segmentacja)
  • Satysfakcja klientów (np. badania ankietowe, wywiady)
  • Przegląd procesów sprzedaży i obsługi klienta
  • Przegląd łańcucha dostaw
  • Przegląd funkcji personalnych (analiza zasobów ludzkich)
  • Analiza potrzeb szkoleniowych
  • Analiza skuteczności marketingu
  • Szacowanie ryzyka

Wnioski z diagnozy firmy przełożą się na jej wyniki np. poprzez:

  • Zmianę strategii rynkowej i wybór lepszych kanałów dotarcia do klientów
  • Modyfikacje oferty produktowej lub katalogu usług w odpowiedzi na oczekiwania klientów
  • Wprowadzenie zmian w procesie obsługi kluczowych klientów (key account)
  • Wprowadzenie wyższych standardów obsługi i tym samym zwiększenie skuteczności sprzedaży (cross i up selling)
  • Zwiększenie wydajności procesów (optymalizacja pracy)
  • Poprawa organizacji pracy poprzez lepszy podział zadań i podniesienie kompetencji pracowników
  • Zwiększenie rozpoznawalności marki
  • Opracowanie procedur postępowania na wypadek niespodziewanych zdarzeń rynkowych (ograniczenie ryzyka dla kontynuacji działalności).

Jeżeli jesteś zainteresowany/a przeprowadzeniem diagnozy swojej firmy albo działu skontaktuj się ze mną. Dostarczę Ci listy kontrolne oraz procedurę wraz z prezentacją przykładowych realizacji tego typu jako podstawowe narzędzie do przeprowadzenia takiej diagnozy własnymi zasobami. Oczywiście służę wsparciem przy realizacji takich zadań.  

Zapytaj o listy kontrolne do diagnozy firmy

Maciej Schab 0 Comments
wrz 13 2024
Obowiązki prawne pracownika sprzedaży i bałagan organizacyjny przy zawieraniu umów handlowych

Uporządkuj proces zawierania umów!

Obserwacja praktyki działania firm wskazuje, że większość handlowców wykonuje podczas swoje pracy czynności, które mają kontekst prawny. Dotyczy to najczęściej przedstawiania ofert i zawierania umów z klientami. Handlowcy często zawierają umowy w imieniu przedsiębiorcy nie mając choćby podstawowego przygotowania do tych obowiązków.

To oczywiście spore ryzyko dla firmy i jej kontrahentów. Praktyki, które najczęściej identyfikuję to:

  • Brak określenia w ofercie czasu jej obowiązywania,
  • Przerabianie wzorów umów, które akurat się utrwaliły w firmie,
  • Brak sprawdzenia poprawności reprezentacji stron umowy,
  • Wprowadzanie do umów zapisów, które z mocy prawa i tak będą nieważne,
  • Brak wskazania właściwości sądowej,
  • Brak dbałości o podpisy i dokładne oznaczenie stron,
  • Wielokrotne aneksowanie umów co wprowadza chaos w ich treści,
  • Lekceważenie formalności takich jak podpisy i archiwizowanie historii zmian (wszystko zostaje na mailu),
  • Brak ustalenia w umowie osób odpowiedzialnych za komunikację między stronami w czasie wykonywania kontraktu.

W procesach rekrutacji pracowników sprzedaży i obsługi klienta często jako wymóg dotyczący profilu kandydata pracodawcy podają „doświadczenie w procesowaniu umów”. Następnie w toku pracy nakładają na handlowców obowiązki weryfikacji ryzyka wynikającego z zawieranych umów. O ile w części dotyczącej opisu specyfikacji usługi/produktu może to mieć sens, to ocena zapisów kontraktowych przez niedoświadczonego handlowca jest ryzykiem samym w sobie. Należy pamiętać, że co do zasady pracownik czy też współpracownik przedsiębiorcy nie ma uprawnień do zawierania w imieniu firmy jakichkolwiek umów. Może jednak tego dokonywać na podstawie pełnomocnictwa.

Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na ten obszar swojej działalności wprowadzając odpowiednie procedury zawierania umów oraz dostarczając swoim pracownikom niezbędną wiedzę pozwalającą im bezpiecznie dla nich i przedsiębiorstwa zawierać umowy. Pigułkę wiedzy na ten temat można dostarczyć w ciągu jednego dnia. 

Zapytaj o szkolenie dla pracowników sprzedaży: Zawieranie umów handlowych

Maciej Schab 0 Comments
wrz 6 2024
Konferencja Dyrektor Produkcji – podsumowanie

Podczas konferencji Pulsu Biznesu, która odbyła się 04.09.2024r. miałem przyjemność poprowadzić panel dyskusyjny na temat różnorodności w organizacjach. Punktem wyjścia do dyskusji były wyzwania związane z organizacją pracy w zespołach wielopokoleniowych i sukcesji wiedzy. W debacie wzięli udział eksperci i praktycy zarządzania odpowiedzialni za kierowanie działem HR w dużej grupie produkcyjnej, audyty i wdrożenia polityki różnorodności oraz kierowanie produkcją.

Uczestnicy usłyszeli następujące wnioski i rekomendacje poparte szeregiem praktycznych przykładów i rozwiązań:

  • Narzekanie i stygmatyzacja różnic pokoleniowych nic nie wnosi – zmiana pokoleniowa następuje zawsze i należy się do niej dostosować.
  • Zarządy i menedżerowie średniego szczebla muszą zrozumieć, że po ich stronie leży odpowiedzialność za przygotowanie odpowiednich procesów wdrożenia pracowników i przekazywania wiedzy.
  • Wdrażanie pracowników na zasadzie “głębokiej wody”, to przeszłość.
  • To pracownicy wybierają pracodawcę oczekując jasnych instrukcji wdrożenia, wsparcia, motywacji i planów rozwoju.
  • Stosowanie standardowych i jednolitych systemów motywacji jest obecnie nieskuteczne i nie ogranicza rotacji pracowników produkcji.
  • Budowanie tandemów pracowników doświadczonych i mniej doświadczonych daje najlepsze efekty i buduje zrozumienie między pokoleniami.
  • Młodsze pokolenie pracowników wnosi do organizacji potencjał, który trzeba odpowiednio wykorzystać.

Ciekawą konkluzją było stwierdzenie, że skoro wychowujemy nasze dzieci według zasad: wybieraj, zastanów się, sprawdzaj i decyduj tak abyś czuł/a się dobrze, to należy przyjąć, że tak będą właśnie postępować wybierając pracodawcę.

Maciej Schab 0 Comments
lip 10 2024
Dyrektor produkcji – zaproszenie na konferencję

Serdecznie zapraszam na konferencję “Dyrektor Produkcji” organizowaną przez Puls Biznesu – konferencje, która odbędzie się 4 września w Warszawie. Będę moderatorem panelu dyskusyjnego “Zarządzanie różnorodnością wiekową w miejscu pracy – przygotowanie na wejście pokolenia „Z” oraz wyzwania związane z pracownikami o długim stażu”.

Omówimy, jak zarządzać młodymi pracownikami, wykorzystując technologie preferowane przez pokolenie „Z”, oraz strategie motywowania starszych pracowników. Dyskusja będzie okazją do wymiany doświadczeń na temat budowania kultury sprzyjającej współpracy międzypokoleniowej. Do zobaczenia!

https://www.pb.pl/konferencje/dyrektor-produkcji-197b8728-f1f3-4f62-887b-9f42fb1a372c

Maciej Schab 0 Comments
cze 4 2024
Wdrożenie zmian w firmie dystrybucyjnej

Wdrażanie zmian

Jest wiele artykułów o tym jak wdrażać zmiany w odpowiedzi na zmieniające się otoczenie konkurencyjne. Ja opiszę projekt, który niedawno zrealizowałem. Może będzie to podpowiedź dla szukających rozwiązań w obszarze change management.

Punktem wyjścia do wdrożenia zmian była dokładna analiza otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego firmy. Zarządzający mieli własne obserwacje i chcieli niezależnego potwierdzenia prawidłowości wybranych kierunków zmiany oraz wskazówek co do kolejnych kroków. Punktem startu była strategia zakładająca podwojenie przychodów w perspektywie dwóch lat.

Jak się do tego zabraliśmy?

Początkiem mojej pracy były dokładnie zaplanowane rozmowy z zarządem i pracownikami. Z każdym omówiliśmy system zarządzania i pracy, problemy oraz propozycje zmian. Wnioski z tych rozmów były fundamentem do następnego kroku – anonimowej ankiety pracowniczej, która została przeprowadzona za pomocą formularza elektronicznego. Wszyscy w organizacji wypowiedzieli się na temat tego jak oceniają swoją firmę i co należy zmienić. Powstał spójny obraz definiujący obszary problemowe. Na tym etapie mieliśmy wewnętrzne spojrzenie na przyszłość organizacji. Należy jednak pamiętać, że organizacja oceniając sama siebie nie zawsze jest obiektywna. Dlatego kolejnym krokiem było badanie satysfakcji partnerów handlowych i klientów. Jeżeli ktoś powie, że klienci nie chcą wypełniać ankiet elektronicznych, to odpowiem, że to nie prawda. Jest z tym problem, jeżeli badanie nie zostanie odpowiednio przygotowane. Uprzedziliśmy klientów z poziomu szefów organizacji o planowanym badaniu prosząc o zaangażowanie.  Przygotowane kwestionariusze były dokładnie sprawdzone pod względem ich rozumienia i funkcjonalności. Czas wypełnienia formularza nie przekraczał 8 minut, chyba że ktoś chciał rozwinąć się w pytaniach otwartych. Oczywiście byli tacy, którzy dużo i rzeczowo napisali.

Na podstawie ankiet powstał solidny raport potwierdzający oceny kierownictwa firmy, ale także pokazujący wcześniej nie diagnozowane problemy. Powstał w ten sposób materiał, który stanowił dodatkową argumentację dla akcjonariuszy by podjąć zdecydowane kroki i rozpocząć reorganizację.

Przeszliśmy do planowania kolejnych kroków wdrażania zmian.

Dzięki zaangażowaniu w ten projekt wszystkich interesariuszy firmy uzyskaliśmy coś niezwykle ważnego – każdy zaangażował się w projekt poprzez uczestnictwo w badaniach i warsztatach im towarzyszących. Zrozumienie potrzeby zmiany to pierwszy krok w wielostopniowym procesie wdrażania poważnych zmian.

Podsumowując. W mojej ocenie przygotowując się do wdrożenia zmian należy najpierw pokazać jej potrzebę i zrozumieć punkt widzenia przyszłych uczestników zmiany. Plan działania na tym etapie był następujący:

  1. Poznanie podstaw decyzji o zmianie na poziomie zarządu.
  2. Badanie opinii pracowników.
  3. Badanie opinii partnerów handlowych.
  4. Badanie opinii klientów.

Projekt objął całą populację pracowników, partnerów i klientów – każdy mógł się wypowiedzieć, jeżeli chciał. Dzięki temu poznaliśmy nastroje, nowe problemy, a plan nie był tworzony w ciemno – na tzw. menedżerskie wyczucie i doświadczenie.

Maciej Schab 0 Comments
lis 5 2023
Sprawność organizacji jako warunek skalowania sprzedaży
Sprawność organizacyjna

Czy wszystko działa?

Sprawność operacyjna przedsiębiorstwa warunkuje osiąganie celów przedsiębiorstwa. Stanowi ona swoistą strukturę, która definiuje, jak działania przedsiębiorstwa są planowane, realizowane i kontrolowane, aby osiągnąć cele i zyski. Jest to układ zadań, procesów, struktur, procedur i relacji między pracownikami, który zapewnia efektywną realizację celów firmy. To także system zarządzania, który umożliwia koordynację wszystkich działań w firmie, aby osiągnąć konkurencyjność, zyski, efektywność i satysfakcję klientów. Bez odpowiedniej sprawności organizacyjnej nie jest możliwe skalowanie sprzedaży, ponieważ pozytywne zmiany tylko w tym obszarze będą blokowane przez niewydolne procesy w innych jednostkach organizacyjnych.  

Sprawność operacyjna przedsiębiorstwa obejmuje wiele aspektów, takie jak:

Struktura organizacyjna: Określa, jakie stanowiska istnieją w firmie, kto jest odpowiedzialny za jakie obszary, i jakie są hierarchie decyzyjne. Przykłady to struktury hierarchiczne, macierzowe, funkcjonalne, czy też zdecentralizowane.

Procesy operacyjne: To zestaw kroków, które przekształcają surowce, informacje lub usługi w produkty lub usługi gotowe do dostarczenia klientom. Procesy są projektowane, zarządzane i doskonalone, aby osiągnąć jak najwyższą efektywność i jakość.

Zasoby ludzkie: Właściwie zorganizowany zespół pracowników, z odpowiednimi kwalifikacjami, jest niezbędny do skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Technologia i systemy informacyjne: Narzędzia, technologie i systemy informatyczne są ważne dla efektywnego zarządzania operacjami firmy.

Zarządzanie jakością: Organizacje muszą dbać o jakość swoich produktów lub usług, aby spełnić oczekiwania klientów i utrzymać konkurencyjność.

Cechami sprawności organizacyjnej są m.in.:

Efektywność i wydajność: Poprawna organizacja operacyjna pozwala na zoptymalizowanie procesów, co prowadzi do zwiększenia efektywności i wydajności firmy. To oznacza oszczędność czasu i zasobów, co przekłada się na większe zyski.

Kontrola kosztów: Dobre zarządzanie operacyjne pomaga w monitorowaniu i kontrolowaniu kosztów. Przez efektywne wykorzystanie zasobów firma może minimalizować straty i unikać marnowania zasobów.

Konkurencyjność: Dzięki właściwej organizacji operacyjnej przedsiębiorstwo jest bardziej konkurencyjne na rynku. Skuteczne dostarczanie produktów lub usług pozwala na zdobycie i utrzymanie klientów.

Innowacje i dostosowanie: Przy odpowiedniej strukturze organizacyjnej firma jest bardziej elastyczna i gotowa do wprowadzania innowacji. Może również łatwiej dostosować się do zmian na rynku.

Klient i satysfakcja pracowników: Dobrze zorganizowane przedsiębiorstwo jest w stanie lepiej zaspokajać potrzeby klientów, co prowadzi do zwiększenia lojalności i zadowolenia klientów. Jednocześnie zadowoleni pracownicy działają bardziej efektywnie, co wpływa na jakość produktów i usług.

Podsumowując – zanim zaczniesz reformować funkcje sprzedaży w firmie, upewnij się, że cała organizacja jest gotowa na zmiany i rozumie ich potrzebę.

Zapytaj o audyt organizacyjny
Maciej Schab 0 Comments
lis 1 2023
Po co w firmie analiza strategiczna?

Analiza strategiczna

Wiele firm nie pracuje regularnie nad swoimi strategiami. Zarządzający często podejmują decyzję o weryfikacji strategii wtedy, gdy zauważają problemy z osiąganiem celów sprzedażowych. Dzisiaj, w sytuacji gdy sytuacja rynkowa się pogarsza menedżerowie zaczynają, często w panice, szukać pomysłów na lepsze skalowanie biznesu. Wracają wówczas do podstaw planowania biznesu – analizy strategicznej.

Analiza strategiczna jest kluczowym narzędziem, które pomaga przedsiębiorstwom zrozumieć swoje otoczenie, określić cele i cele strategiczne oraz opracować skuteczną strategię biznesową. Jest to proces kompleksowy, który obejmuje analizę zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych czynników wpływających na firmę. Kolejnymi krokami takiej analizy są:

Krok 1: Określenie celów analizy strategicznej

Pierwszym krokiem w procesie analizy strategicznej jest określenie celów, jakie przedsiębiorstwo chce osiągnąć. Celami te mogą być różne w zależności od sytuacji firmy, ale zazwyczaj obejmują one zrozumienie konkurencyjnej przewagi, określenie nowych rynków i segmentów, zwiększenie rentowności lub rozwijanie innowacji. Określenie jasnych celów pomoże skoncentrować analizę na kluczowych obszarach.

Krok 2: Analiza otoczenia zewnętrznego

Analiza otoczenia zewnętrznego to kluczowy element procesu analizy strategicznej. Obejmuje ona ocenę czynników, które mogą wpłynąć na działalność firmy, ale nad którymi przedsiębiorstwo ma ograniczoną kontrolę. W tym kontekście można wyróżnić kilka kluczowych etapów:

a) Analiza PESTEL (Political, Economic, Social, Technological, Environmental, Legal): Ten krok polega na zrozumieniu wpływu czynników politycznych, ekonomicznych, społecznych, technologicznych, środowiskowych i prawnych na działalność firmy. Na przykład zmiany w przepisach prawnych, trendy społeczne czy rozwijające się technologie mogą mieć istotny wpływ na firmę.

b) Analiza branży i konkurencji: W tym kroku warto zrozumieć, jakie są trendy i perspektywy w branży, w której działa firma. Analiza konkurencji pozwala ocenić siłę konkurencji, pozycję firmy na rynku oraz jej konkurencyjne zalety i słabości.

c) Analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats): SWOT to narzędzie, które pozwala zidentyfikować mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia firmy. Pozwala to na określenie, w jakim kierunku firma powinna dążyć, uwzględniając swoje atuty i wyzwania.

Krok 3: Analiza wewnętrzna

Po zrozumieniu otoczenia zewnętrznego czas na analizę wewnętrznych czynników wpływających na przedsiębiorstwo. To obejmuje:

a) Analizę zasobów i kompetencji: Określenie, jakie zasoby i kompetencje posiada firma, które mogą pomóc jej osiągnąć cele strategiczne. Może to obejmować analizę ludzi, technologii, kapitału, itp.

b) Ocena wydajności i rentowności: Analiza finansowa pozwala ocenić wydajność firmy, rentowność projektów i produktów oraz identyfikować obszary, które wymagają poprawy.

c) Analiza procesów biznesowych: Zrozumienie procesów wewnętrznych firmy pomaga zidentyfikować obszary, które mogą być optymalizowane, co może przyczynić się do poprawy efektywności i rentowności.

Krok 4: Opracowanie strategii

Na podstawie zebranych danych i analizy zewnętrznych i wewnętrznych czynników, przedsiębiorstwo może opracować strategię biznesową. Strategia powinna określać cele, cele strategiczne, środki do ich osiągnięcia oraz plan działania. Jest to kluczowy element procesu analizy strategicznej, ponieważ to na podstawie strategii firma podejmuje decyzje i działa na rynku.

Krok 5: Monitorowanie i dostosowywanie strategii

Analiza strategiczna to proces ciągły. Po opracowaniu strategii, firma powinna regularnie monitorować jej skuteczność i dostosowywać ją do zmieniających się warunków rynkowych. To oznacza, że analiza strategiczna nie jest jednorazowym zadaniem, ale stałym elementem zarządzania firmą.

Zapytaj o warsztat “analiza strategiczna”
Maciej Schab 0 Comments