Czas na controlling
Czas na controlling!
W ostatnim czasie wiele firm boryka się z nieprzewidzianymi sytuacjami biznesowymi. Są one konsekwencją dynamicznych zmian na rynku, niepewnej sytuacji makroekonomicznej oraz złych kierunków przyjmowanych strategii. Prowadzą one najczęściej do problemów identyfikowanych ogólnie jako spadek przychodów. Z całą pewnością współczesne zarządzanie w polskich firmach przechodzi ewolucję – staje się bardziej świadome i ukierunkowane. Nie wszyscy jednak rozumieją potrzebę systemowego działania i nadal pracują w oparciu o stare przyzwyczajenia. Warto w tym miejscu zdefiniować pojęcie „stare”. Tu nie chodzi o dekady, ale czasami o lata i miesiące. Działalność współczesnych firm, to stałe dostosowywanie się – nie można czekać aż coś się zmieni, a raczej inicjować zmiany, aby utrzymać odpowiednie wyniki. Brak takiego podejścia może powodować właśnie kryzysy. W toku mojej pracy zidentyfikowałem kilka źródeł kryzysu, z których najpoważniejsze to:
- Przekonanie, że pracownicy będą robić więcej za te same pieniądze,
- Brak stabilizowania procesów związanych ze sprzedażą i operacjami,
- Brak rzetelnego kontrolingu pozwalającego na stały monitoring rentowności całej firmy,
- Brak dbałości o satysfakcję pracowników i otoczenie pracy.
Odpowiedni system wynagrodzeń i jasny podział zadań w organizacji jest podstawową bazą do doskonalenia procesów. Pracownicy niezadowoleni z wynagrodzenia nie będą wykazywać chęci do zmian w systemie pracy. Stabilizacja finansowa ma ogromny wpływ na ogólną motywację. Zapewne to stwierdzenie wydaje się oczywiste, ale czy sama świadomość tego uwarunkowania przekłada się na decyzje zarządcze? W każdej organizacji można to łatwo ocenić analizując rotację pracowników i gotowość do polecania organizacji jako dostawcy i pracodawcy. Zadowolony z miejsca pracy pracownik jest bardziej otwarty na nowe wyzwania, które mogą dotyczyć między innymi doskonalenia systemów pracy. Procesy można doskonalić jedynie wtedy, gdy pracownicy wychodzą z własną inicjatywą, wskazują wąskie gardła i niedoskonałości firmy. Zadbanie o tę otwartość w procesie zmian i walki z kryzysem w organizacji będzie więc wyzwaniem dla menedżerów. Muszą być gotowi na informację zwrotną. Nie muszą zgadzać się ze wszystkim, ale zawsze powinni wysłuchać opinii pracowników. Takie podejście tworzy dobrą atmosferę współpracy i współodpowiedzialności. Nie ma co się łudzić, że pracownicy patrzą inaczej na firmę niż przez pryzmat swoich interesów, ale trzeba zawsze szukać wspólnoty celów, której fundamentem jest odpowiednia atmosfera współpracy.
Kontroling często jest kojarzony z analizą wyników na poziomie danych księgowych. Jednakże kontroling to pojęcie szersze. Kontroling w połączeniu z systemem zarządzania ryzykiem (choćby w podstawowym zakresie) ma na celu stałe monitorowanie wyników pracy przedsiębiorstwa nie tylko na poziomie księgowym, ale także wydajności wszystkich, kluczowych procesów. Nie jest to jedynie sumowanie przychodów i obliczanie marży. Kontroling ma za zadanie także przewidywać ryzyka oraz wskazywać właściwe kierunku działania w oparciu o uzasadnienie finansowe. Kontroling powinien zatem dostarczać zarządzającym dane do podejmowania kierunkowych decyzji. Odpowiednio zorganizowany proces kontrolingowy pozwala przewidywać ryzyka kryzysu w różnych obszarach działalności operacyjnej, a także pomaga na wybór odpowiednich narzędzi jego unikania.
Podsumowując. Aby pokonać kryzys w przedsiębiorstwie należy w kolejności:
- zdiagnozować jego przyczyny m.in. dzięki kontrolingowi,
- ustabilizować sytuację kadrową,
- wdrożyć lub usprawnić procesy zarządzania i operacyjne, które są kluczowe z punktu widzenia ciągłości działalności firmy.
Łatwo napisać, trudniej zaplanować i jeszcze trudniej wdrożyć. Do tego potrzebny jest jeszcze czas, który w przypadku poważnych zmian może wynieść wiele tygodni, a nawet miesięcy. Warto zatem działać prewencyjnie a nie czekać na kryzys – on wcześniej czy później i tak nadejdzie.
