Wsparcie przy budowie sprawnej organizacji
Wsparcie przy budowie sprawnej organizacji
Będę miał przyjemność wziąć aktywny udział w seminarium pt. Mobilność polskich pracowników w Europie, które odbędzie się w dniu 05.10.2019 w Gdyni. Zmieniające się otoczenie polityczne, prawne oraz ekonomiczne w Europie z całą pewnością dostarcza wielu pytań o przyszłość rynku pracy na Starym Kontynencie.
Poniżej program seminarium. Ja będę miał przyjemność być jednym z panelistów.
[ngg src=”galleries” ids=”15″ display=”basic_slideshow”]
Powołanie przez właścicieli przedsiębiorstwa nowego CEO wiąże się ze stawianymi przed nim ambitnymi zadaniami. Powody zatrudnienia nowego generalnego menedżera mogą być różne:
Oba powyższe cele są podobne do siebie i różnią się jedynie skalą ryzyka oraz towarzyszącą mu presją związaną z oczekiwaniami właścicieli. W obu tych przypadkach nowy CEO w niezwykle krótkim czasie musi zdiagnozować bieżącą sytuację w firmie i szybko przejść do działania ukierunkowanego na osiągania stawianych nowemu zarządowi celów. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że w większości firm nowi prezesi czy dyrektorzy generalni nie mają możliwości skorzystania ze wsparcia swoich poprzedników, czy menedżerów wyższego szczebla jak to się dzieje w przypadku niższych rangą stanowisk. Zatem nowy prezes musi sam szybko zbudować sobie system uczenia się i zdobywania wiedzy o firmie. W tym miejscu podzielę się moim spostrzeżeniami wynikającymi z obserwacji otoczenia biznesowego, lektury przedmiotu i własnych doświadczeń zawodowych.
Krok 1. Prawo i finanse, czyli co dostajesz w spadku?
Podczas rozmów rekrutacyjnych kandydaci na członków zarządu słyszą wiele o wyzwaniach biznesowych jakie zostaną im postawione. Rzadko kiedy otrzymują informacje o środowisku firmy i wewnętrznych uwarunkowaniach, także tych formalnoprawnych. Oczywiście sprawny menedżer będzie rozumiał otoczenie makroekonomiczne firmy, ale nigdy nie jest w stanie przewidzieć, nawet w oparciu o nieoficjalne informacje dotyczące przyszłego pracodawcy, jaka jest sytuacja wewnętrzna firmy. Należy więc pamiętać, że cele i zadania stanowiska to ten obszar, za które menedżer otrzymuje wynagrodzenie. Jednakże zobowiązania prawne, wynikające z funkcji członka zarządu spółki, to te za które ponosi odpowiedzialność cywilną, a czasami karną. Z tego punktu widzenia pierwszym krokiem nowego CEO musi być ocena sytuacji finansowej i prawnej przedsiębiorstwa. Na liście rzeczy do sprawdzenia w pierwszej kolejności powinny znaleźć się zatem:
Krok 2. Rynek i marketing, czyli dokąd zmierza firma i ile mam czasu?
Po przejściu pierwszego kroku i uzyskaniu względnej pewności, że strona formalno prawna jest zabezpieczona, przechodzimy do kluczowej kwestii dla egzystencji przedsiębiorstwa – klientów. Ocena bieżącego portfel klientów jest niezbędna do opracowania strategii rynkowej w perspektywie średnio i długoterminowej. Na tym etapie należy uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:
Krok 3. Strategia – czy dotychczasowe pomysły się sprawdzają?
Kolejnym krokiem jest analiza strategii firmy. Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że na tym etapie można napotkać następujące stany rzeczy: 1) Brak strategii, 2) Strategia oparta o niejasne przesłanki, 3) Strategia wymagająca weryfikacji. Ten ostatni przypadek to najlepsze co może się zdarzyć. Taka sytuacja oznacza, że strategia wymaga jedynie odświeżenia w oparciu o bieżące przesłanki rynkowe. Powinno to być działaniem standardowym w każdej rozwijającej się organizacji. Pierwsze dwa przypadki są trudniejsze. Brak strategii oznacza, że konieczne jest zbudowanie całej koncepcji działania organizacji w perspektywie długoterminowej. Natomiast strategia oparta o niejasne przesłanki to największe niebezpieczeństwo, bo może oznaczać, że przedsiębiorstwo kieruje swoją aktywność i zasobowy na niesprawdzone obszary biznesowe. Przyczyną tego często jest dostosowywanie strategii do oczekiwanego planu finansowego, a nie odwrotnie.
Aby sprawdzić skuteczność strategii realizowanej przez przedsiębiorstwo należy skorzystać z informacji ustalonych w dwóch poprzednich krokach. Do tego warto zadać dodatkowe pytania dotyczące:
Krok 4. Ludzie i zadania, czy mam odpowiednie zasoby do tego by zrealizować cele?
Jeżeli podczas realizacji poprzednich kroków menedżer uzyskał niezbyt klarowny obraz tego co się dzieje w firmie, to tym bardziej powinien przejść do audytu funkcji personalnych w przedsiębiorstwie. Na tym etapie należy uzyskać przede wszystkim obraz zgodności realizowanych zadań przez jednostki organizacyjne i poszczególnych pracowników z celami strategicznymi i operacyjnymi firmy. W tej części lista pytań kontrolnych jest bardzo długa i obejmuje wiele obszarów, w których regulacje mogą być zaangażowane różne działy firmy. Poniżej przedstawiam najważniejsze z nich:
Krok 5. Motywacja i system wynagrodzeń – czy właściwi ludzie zarabiają odpowiednie pieniądze?
W modelu (celowo nie używam słowa system) wynagrodzeń często jest zaszyta cała historia firmy w zakresie polityki personalnej. Analizując pensje i premie pracowników można czasami zauważyć niezwykłe zróżnicowanie w ich wysokości w tych samych grupach stanowisk. To zaszłości wcześniejszych decyzji, zwyczajów i relacji zbudowanych w kontekście przeszłych i nie mających dzisiaj znaczenia zdarzeń. Największym problemem jest jednak sytuacja, gdy zestawienie wyników analizy przeprowadzonej w ramach kroku nr 4 i nr 5 dają obraz firmy folwarcznej, gdzie osoby odpowiedzialne za kluczowe zadania są wynagradzane nieprawidłowo. Zaś pracownicy wykonujący podstawowe, mało odpowiedzialne i nieistotne z punktu widzenia celów strategicznych firmy zadania otrzymują sowite kęsy finansowe. Ten obszar to prawdziwe pole minowe, które należy szybko rozbroić jeżeli obejmuje ono patologie i negatywnie wpływa na morale pracowników firmy. Jasne zasady motywacji finansowej są kluczowe dla zbudowania autorytetu nowego CEO i efektywności pracy firmy. Na początku warto zadać następujące pytania:
Podsumowując, świeżo upieczony CEO powinien zrobić raport otwarcia oceniający kondycję firmy, bieżące cel i pozycję rynkową. W pierwszej kolejności powinien jednak zadbać o własne bezpieczeństwo prawne i swoich pracowników. Raport otwarcia powinien zawierać wnikliwą analizę przedsiębiorstwa pod kątem wyniku finansowego i wszelkiego ryzyka z nim związanego, oraz zgodności z prawem wszelkich aktywności biznesowych. Compliance jest niezwykle istotne, ponieważ nie przestrzeganie regulacji rynkowych w wielu przypadkach naraża przedsiębiorstwo na dotkliwe kary finansowe. W niektórych przypadkach pojawia się nawet odpowiedzialność karna członków zarządu. Obszar compliance powinien być szczególnie zdiagnozowany w firmach, których działalność jest ściśle regulowana przez przepisy prawa np. poprzez wydanie licencji, czy certyfikatów.
Nowy CEO staje zatem przed ogromnym wyzwaniem jakim jest poznanie i zrozumienie otaczającej go rzeczywistości biznesowej w bardzo krótkim czasie i początkowo nieprzyjaznym środowisku. A na osiągnięcie postawionych przez właściciela celów zawsze brakuje czasu.
I just realized that I have not written about reporting systems in the organization yet. This is a management area that is assessed differently by managers and employees. You can meet different opinions, often extreme. On the one hand, managers expect quick feedback reported in a systematic way. On the other hand, employees preparing reports often complain about time-consuming filling in them and lack of feedback.
These controversial opinions have been developed in bad reporting systems. First, determine what the report should be used for. The information resulting from the reports is to enable managers to evaluate the progress in the implementation of tasks. Based on this assessment, managers should provide information about their progress at work. The conclusions from the analysis of reports should be used to plan corrective actions (if needed). Often, however, reports are perceived as an audit tool that is not for development, but only as a bogey for ineffective employees. As a result, reports are created according to the needs and not based on facts. Data entered into them does not reflect reality. This is a completely bad way.
When creating a system of reports in the organization, managers should adopt the following rules:
Już jutro po raz pierwszy będę miał możliwość podzielenie się wiedzą i doświadczeniem ze Studentami Studiów MBA Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki. Oczywiście mowa będzie o skutecznym wdrażaniu zmian i rozwoju organizacji.
W ostatnim czasie w społeczności LinkedIn i innych portalach internetowych znalazłem kilka artykułów na temat roli HR w firmie. Podejmuję zatem polemikę z niektórymi opracowaniami.
Wymieniane są w nich zadania działu HR, które można podsumować w następujący sposób:
Analizując te koncepcje mam często wrażenie, że działy HR są odpowiedzialne za wszystko co się dzieje w firmie. Bo przecież pracownicy to firma. Czasami eksperci z dziedziny HR też przyjmują takie założenie. Z drugiej strony, praktyka zarządzania pokazuje częste spory między menedżerami w organizacji a działami HR. Nieraz słyszałem pytanie: Co ten nasz HR znowu wymyślił? A następnie odpowiedź: Zrób tak jak mówią, żeby dali nam już spokój.
Taki model współpracy to konsekwencja jednego wielkiego nieporozumienia. Należy pamiętać, że bezpośredni wpływ na działania pracowników mają ich przełożeni. Ta odpowiedzialność wynika z przepisów prawa pracy, procedur wewnętrznych, a przede wszystkim z praktyki codziennych kontaktów i wspólnie wykonywanych zadań. Byłoby nieporozumieniem stwierdzenie, że menedżer nie może kształtować polityki zatrudnienia w swoim dziale, nie może oceniać efektywności pracy podwładnych, nie ma żadnego wpływu na atmosferę pracy, nie musi się martwić o stosowanie przepisów prawa i wreszcie, że ktoś za niego będzie dbał o rozwój kompetencji pracowników. Należało by zatem zadać pytanie po co są w organizacji menedżerowie, skoro HR załatwia wszystko?
Podejdźmy teraz do problemu od drugiej strony. W przypadku wielu firm działy HR uderzają niestety głową w mur próbując wdrożyć odpowiednie standardy zarządzania zasobami ludzkimi. Opór menedżerów wynika z braku zrozumienia celowości tych działań, a czasami z powodu ich niewłaściwego wdrażania. Niektórzy menedżerowie HR kierują wówczas bezradnie działania do wszystkich pracowników bez wsparcia ich przełożonych.
Jest proste rozwiązanie tego problemu, które wymaga prowadzenia przez HR mądrej polityki kadrowej. Przy tym HR musi mieć wsparcie najwyższego kierownictwa. Punktem wyjścia jest przyjęcie założenia, że to menedżerowie ponoszą odpowiedzialność za wyniki pracy. Skoro tak jest to w pierwszej kolejności wsparcie powinno być kierowane do nich. Menedżerowie średniego i wyższego szczebla powinni być wyposażeni przez HR we wszelkie narzędzia służące realizacji wymienionych na początku tego artykułu celów. HR powinien też uczyć menedżerów jak je wykorzystywać i pokazać korzyści z tego wynikające. Wówczas wszelki opór zostanie zniwelowany, co przyniesie korzyści dla całej organizacji.
Zatem efektywna praca działu HR zależy od współpracy z menedżerami wszystkich szczebli. Kluczowe dla jej prawidłowego ułożenia jest zrozumienie zakresów odpowiedzialności. W zakresie polityki kadrowej dział HR nie powinien lepiej wiedzieć od menedżera co zrobić. Ta wiedza powinna być wyrównana. HR powinien jednak wiedzieć jak zrobić to efektywnie i dostarczyć właściwe narzędzie, oraz nauczyć korzystania z niego. Natomiast obowiązkiem menedżera jest zaangażowanie się w procesy zarządzania zasobami ludzkimi w sposób profesjonalny, zgodny z polityką firmy oraz z uwzględnieniem potrzeb podwładnych. Każdy menedżer powinien pamiętać, że nie jest doskonały, a współpraca z dobrym menedżerem HR zdejmie mu z głowy wiele problemów. Dzięki temu będzie mógł bardziej się koncentrować na działaniach operacyjnych.
W moim życiu zawodowym często spotykam się z pytaniami dotyczącymi podstawy prawnej w oparciu, o którą należy złożyć reklamację. Wówczas ja zadaję pytanie: ale czego reklamacja dotyczy?
Składając reklamację pamiętajmy, że powszechne przekonania o jednej podstawie prawnej składania reklamacji nie jest prawidłowe. Różne przepisy będziemy stosować przy reklamacji jakości telefonu komórkowego i usług telekomunikacyjnych. Inne przepisy obowiązują nas w banku, gdy bierzemy kredyty i na poczcie, gdy zginie nasza przesyłka. Zupełnie inne przepisy stosujemy gdy taksówkarz źle wykona swoją pracę. Inne przepisy zastosujemy też składając reklamację usługi turystycznej. W dodatku różnice w wyborze przepisów powstaną także w sytuacji gdy kupującym będzie konsument albo przedsiębiorca. Będziemy tutaj stosować różne procedury prawne. Pamiętajmy zatem, że popularne „14 dni na odpowiedź” dotyczy tylko konkretnych reklamacji towarów zakupionych przez konsumentów. Wiedza powszechna znacznie różni się od regulacji prawnych.
Today I am starting lectures at the AGH University of Science and Technology in Krakow. The subject of the course will be the legal and economic aspects of business operations. Of course, the lecture will also cover broadly understood sales management.
