Czy Twoja firma jest gotowa na system kontroli? Dojrzałość procesowa w praktyce

Wielu właścicieli chce „uporządkować firmę” i zaczyna od zakupu systemu: raportów, wskaźników, oprogramowania do kontroli. Po kilku miesiącach system działa, ale nikt z niego nie korzysta. Najczęstsza przyczyna jest prosta: procesy, które miały być mierzone, nie były jeszcze uporządkowane.

Czym jest dojrzałość procesowa

To stopień, w jakim firma wie, jak wykonuje swoją pracę: kto za co odpowiada, w jakiej kolejności coś się dzieje i co jest rezultatem. Bez tego nie ma czego mierzyć. Wskaźnik zbudowany na procesie, który każdy wykonuje inaczej, pokazuje przypadkowe liczby.

Cztery pytania, które pokazują, gdzie jesteś

• Czy proces jest nazwany? Wiesz, jak wygląda od zapytania klienta do faktury?
• Czy jest wdrożony? Czy ludzie pracują tak samo, niezależnie od tego, kto jest w pracy?
• Czy jest mierzony? Czy masz jedną liczbę, która mówi, że działa dobrze lub źle?
• Czy z pomiaru wynikają decyzje? Czy ktoś reaguje, gdy liczba się pogarsza?

Jeśli na pierwsze pytanie odpowiadasz „nie do końca”, system kontroli może poczekać. Najpierw warto opisać proces i wyznaczyć osobę odpowiedzialną.

Co z tego wynika

Nie trzeba porządkować wszystkiego naraz. W moim badaniu średnich firm produkcyjnych zarządy kontrolowały formalnie tylko te obszary, które decydują o tym, za co płaci klient. To rozsądny punkt wyjścia: wybierz trzy–pięć procesów, doprowadź je do poziomu, w którym da się je mierzyć, i dopiero wtedy dobieraj narzędzia.

Jak mogę pomóc

W audycie organizacyjnym oceniam dojrzałość kluczowych procesów i wskazuję, od których zacząć, żeby system kontroli rzeczywiście zadziałał.