Skuteczne delegowanie – czyli jak zrobić, żeby zrobił?
Delegowanie to nie tylko wydawanie poleceń!
Przed ostatnio zrealizowanym szkolenie z „delegowania zadań w zespołach pracowniczych” kilku uczestników zdefiniowało swoje oczekiwania w następujący sposób: „Chciałbym poznać techniki delegowania, żeby moi pracownicy mnie słuchali i dobrze wykonywali zadania”. Pierwsze co przyszło mi do głowy, to oczywiście propozycja wprowadzenia narzędzi tortur jako systemu motywacji. Jednakże sprawa wydaje się bardziej skomplikowana. Otóż menedżerowie często postrzegają delegowanie zadań jako odrębny element ich pracy. Tymczasem jakość delegowania jest konsekwencją całego systemu zarządzania w organizacji. Jeżeli pracownik nie wie co robi, jak to ma robić, jakie jest jego miejsce w procesie oraz nie otrzyma informacji zwrotnej o efektach swojej pracy, to nie może być mowy o skutecznym delegowaniu. Tzw. „szkolenia z delegowania” sprowadzane do technik motywowania i oceniania pracy są nietrafionym pomysłem. Na delegowanie należy spojrzeć szeroko i podejść procesowo do organizowania systemu zlecenia zadań w zespole, dziale i całej organizacji. Pracownik otrzymujący zadanie powinien:
- Wiedzieć co ma zrobić.
- Posiadać niezbędną wiedzę i umiejętności do wykonania tego zadania.
- Dysponować odpowiednimi narzędziami.
- Znać kryteria oceny wykonania zleconego mu zadania.
- Nie bać się mówić o problemach podczas wykonywania zadania.
- Otrzymać informację zwrotną o wyniku swojej pracy.
Zapewnienie powyższych elementów jest zadaniem przełożonego, o czym niektórzy kierownicy czasami zapominają.
Delegowanie zadań to nie tylko przekazywanie obowiązków innym, ale przede wszystkim umiejętność zarządzania, która może znacząco wpłynąć na efektywność pracy zespołu i całej organizacji. Jest to proces, który wymaga starannego przemyślenia i odpowiedniego przygotowania.
Badania pokazują, że efektywne delegowanie może zwiększyć produktywność zespołu nawet o 40% (np. badania przeprowadzone przez Harvard Business Review). Ponadto, delegowanie:
- Zwiększa zaangażowanie pracowników: Pozwala im czuć się bardziej odpowiedzialnymi za wyniki swojej pracy.
- Rozwija kompetencje pracowników: Daje możliwość zdobywania nowych umiejętności i doświadczeń.
- Uwalnia czas menedżera: Pozwala skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
- Buduje zaufanie w zespole: Pokazuje, że menedżer wierzy w swoich pracowników.
Jako filary skutecznego delegowania można wskazać następujące elementy:
- Jasno określone cele:
- Przykład: Zamiast powiedzieć “Zorganizuj to spotkanie”, lepiej powiedzieć: “Zorganizuj spotkanie z klientami XYZ, aby omówić projekt AB, zapraszając kluczowych decydentów po stronie klienta. Celem spotkania jest osiągnięcie porozumienia co do harmonogramu realizacji projektu.”
- Statystyka: Badania pokazują, że pracownicy, którzy mają jasno określone cele, są o 31% bardziej produktywni (np. badania Gallup).
- Wiedza i umiejętności:
- Przykład: Przed delegowaniem zadania związanego z analizą danych, upewnij się, że pracownik ma odpowiednie umiejętności korzystania z narzędzi analitycznych.
- Statystyka: Firmy, które inwestują w rozwój swoich pracowników, mają o 22% wyższe wyniki finansowe (np. badania McKinsey).
- Kryteria wykonania:
- Przykład: Jeśli delegujesz zadanie napisania raportu, określ, jakie elementy powinien zawierać raport (np. wprowadzenie, analiza danych, wnioski) i w jakim formacie ma być dostarczony.
- Statystyka: Firmy, które stosują systemy oceny wydajności, mają o 15% większą retencję pracowników (np. badania SHRM).
- Monitoring postępów:
- Przykład: Regularnie sprawdzaj postępy pracy pracownika, zadawaj pytania i udzielaj wsparcia.
- Statystyka: Pracownicy, którzy otrzymują regularną informację zwrotną, są o 14% bardziej zadowoleni z pracy (np. badania Gallup).
Skuteczne delegowanie zadań to ważna kompetencja menedżerska, która może przynieść wiele korzyści zarówno dla zarządzających, jak i pracowników. Dzięki jasnej komunikacji, odpowiedniemu przygotowaniu i systematycznemu monitorowaniu można osiągnąć znaczące efekty i zwiększyć wydajność własnej pracy oraz całego zespołu.
