Reporting system in the organization – how to report well?

I just realized that I have not written about reporting systems in the organization yet. This is a management area that is assessed differently by managers and employees. You can meet different opinions, often extreme. On the one hand, managers expect quick feedback reported in a systematic way. On the other hand, employees preparing reports often complain about time-consuming filling in them and lack of feedback.

These controversial opinions have been developed in bad reporting systems. First, determine what the report should be used for. The information resulting from the reports is to enable managers to evaluate the progress in the implementation of tasks. Based on this assessment, managers should provide information about their progress at work. The conclusions from the analysis of reports should be used to plan corrective actions (if needed). Often, however, reports are perceived as an audit tool that is not for development, but only as a bogey for ineffective employees. As a result, reports are created according to the needs and not based on facts. Data entered into them does not reflect reality. This is a completely bad way.

When creating a system of reports in the organization, managers should adopt the following rules:

  • Maximum simplicity and limitation of filling out reports.
  • Maximum automation of reporting of these areas that are possible.
  • Establishing uniform definitions and criteria for creating reports.
  • The optimal reporting schedule.
  • Linking reports from the KPI of organizational units and individual employees.
  • Showing in the reports the indicators that employees can influence.
  • Providing regular feedback based on the analysis of reports and taking them into account during meetings with employees.
Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Dzielę się wiedzą i doświadczeniem w ramach studiów MBA

Już jutro po raz pierwszy będę miał możliwość podzielenie się wiedzą i doświadczeniem ze Studentami Studiów MBA Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki. Oczywiście mowa będzie o skutecznym wdrażaniu zmian i rozwoju organizacji.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Zadania HR – mitologia zarządzania zasobami ludzkimi

W ostatnim czasie w społeczności LinkedIn i innych portalach internetowych znalazłem kilka artykułów na temat roli HR w firmie. Podejmuję zatem polemikę z niektórymi opracowaniami.

Wymieniane są w nich zadania działu HR, które można podsumować w następujący sposób:

  • Opracowanie polityki kadrowej,
  • Ocenianie pracowników,
  • Dbanie o atmosferę pracy,
  • Kontrola stosowania przepisów prawa,
  • Rozwój pracowników.

Analizując te koncepcje mam często wrażenie, że działy HR są odpowiedzialne za wszystko co się dzieje w firmie. Bo przecież pracownicy to firma. Czasami eksperci z dziedziny HR też przyjmują takie założenie. Z drugiej strony, praktyka zarządzania pokazuje częste spory między menedżerami w organizacji a działami HR. Nieraz słyszałem pytanie: Co ten nasz HR znowu wymyślił? A następnie odpowiedź: Zrób tak jak mówią, żeby dali nam już spokój.

Taki model współpracy to konsekwencja jednego wielkiego nieporozumienia. Należy pamiętać, że bezpośredni wpływ na działania pracowników mają ich przełożeni. Ta odpowiedzialność wynika z przepisów prawa pracy, procedur wewnętrznych, a przede wszystkim z praktyki codziennych kontaktów i wspólnie wykonywanych zadań. Byłoby nieporozumieniem stwierdzenie, że menedżer nie może kształtować polityki zatrudnienia w swoim dziale, nie może oceniać efektywności pracy podwładnych, nie ma żadnego wpływu na atmosferę pracy, nie musi się martwić o stosowanie przepisów prawa i wreszcie, że ktoś za niego będzie dbał o rozwój kompetencji pracowników. Należało by zatem zadać pytanie po co są w organizacji menedżerowie, skoro HR załatwia wszystko?

Podejdźmy teraz do problemu od drugiej strony. W przypadku wielu firm działy HR uderzają niestety głową w mur próbując wdrożyć odpowiednie standardy zarządzania zasobami ludzkimi. Opór menedżerów wynika z braku zrozumienia celowości tych działań, a czasami z powodu ich niewłaściwego wdrażania. Niektórzy menedżerowie HR kierują wówczas bezradnie działania do wszystkich pracowników bez wsparcia ich przełożonych.

Jest proste rozwiązanie tego problemu, które wymaga prowadzenia przez HR mądrej polityki kadrowej. Przy tym HR musi mieć wsparcie najwyższego kierownictwa. Punktem wyjścia jest przyjęcie założenia, że to menedżerowie ponoszą odpowiedzialność za wyniki pracy. Skoro tak jest to w pierwszej kolejności wsparcie powinno być kierowane do nich. Menedżerowie średniego i wyższego szczebla powinni być wyposażeni przez HR we wszelkie narzędzia służące realizacji wymienionych na początku tego artykułu celów. HR powinien też uczyć menedżerów jak je wykorzystywać i pokazać korzyści z tego wynikające. Wówczas wszelki opór zostanie zniwelowany, co przyniesie korzyści dla całej organizacji.

Zatem efektywna praca działu HR zależy od współpracy z menedżerami wszystkich szczebli. Kluczowe dla jej prawidłowego ułożenia jest zrozumienie zakresów odpowiedzialności. W zakresie polityki kadrowej dział HR nie powinien lepiej wiedzieć od menedżera co zrobić. Ta wiedza powinna być wyrównana. HR powinien jednak wiedzieć jak zrobić to efektywnie i dostarczyć właściwe narzędzie, oraz nauczyć korzystania z niego. Natomiast obowiązkiem menedżera jest zaangażowanie się w procesy zarządzania zasobami ludzkimi w sposób profesjonalny, zgodny z polityką firmy oraz z uwzględnieniem potrzeb podwładnych. Każdy menedżer powinien pamiętać, że nie jest doskonały, a współpraca z dobrym menedżerem HR zdejmie mu z głowy wiele problemów. Dzięki temu będzie mógł bardziej się koncentrować na działaniach operacyjnych.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Reklamacja nie jedno ma imię… a w zasadzie podstawę prawną

W moim życiu zawodowym często spotykam się z pytaniami dotyczącymi podstawy prawnej w oparciu, o którą należy złożyć reklamację. Wówczas ja zadaję pytanie: ale czego reklamacja dotyczy?

Składając reklamację pamiętajmy, że powszechne przekonania o jednej podstawie prawnej składania reklamacji nie jest prawidłowe. Różne przepisy będziemy stosować przy reklamacji jakości telefonu komórkowego i usług telekomunikacyjnych. Inne przepisy obowiązują nas w banku, gdy bierzemy kredyty i na poczcie, gdy zginie nasza przesyłka. Zupełnie inne przepisy stosujemy gdy taksówkarz źle wykona swoją pracę. Inne przepisy zastosujemy też składając reklamację usługi turystycznej. W dodatku różnice w wyborze przepisów powstaną także w sytuacji gdy kupującym będzie konsument albo przedsiębiorca. Będziemy tutaj stosować różne procedury prawne. Pamiętajmy zatem, że popularne „14 dni na odpowiedź” dotyczy tylko konkretnych reklamacji towarów zakupionych przez konsumentów. Wiedza powszechna znacznie różni się od regulacji prawnych.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Academic activity – AGH University of Science and Technology

Today I am starting lectures at the AGH University of Science and Technology in Krakow. The subject of the course will be the legal and economic aspects of business operations. Of course, the lecture will also cover broadly understood sales management.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Ryzyko i błędy w zarządzaniu

Obecnie piszę dość pokaźne opracowanie dotyczące ryzyka w działalności gospodarczej. Jednym z elementów tej pracy jest wskazanie potencjalnych obszarów ryzyka dla przedsiębiorstwa. Główną przyczyną zaistnienia ryzyka są oczywiście niedoskonałości zarządzania. Poniżej przedstawiam zestawienie przykładowych błędów w zarządzaniu generujących poważne ryzyka dla firmy. Oczywiście poniższa lista nie jest zamknięta .

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Już 4 lata „nowych” przepisów dotyczących reklamacji

Jeżeli prezent świąteczny przestanie działań możemy złożyć reklamację. Od 4 lata Konsumenci korzystają z wyboru między rękojmią a gwarancją (jeżeli gwarant jej udzielił). Przez 2 lata od daty zakupu możemy złożyć reklamację wadliwego produktu.

Reklamacje_2019

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

For managers who are willing to share their experience